기획회의를 진행하는 5가지 순서, ‘기획회의 기획하기’

기획회의를 준비하는 것도 기획의 영역에 속합니다. 새로운 기획을 만들어야 하는 상황일 때, 과정을 제시하는 것도 기획자의 중요한 역량입니다. 기획회의는 대부분 정해진 기한이나, 기약 없이 진행되는 경우가 많습니다. 그래서 정처없이 시간만 낭비하게 되는 경우를 자주 목격했습니다. 기획자가 자신이 없을 때 회의가 많아집니다. 그러나 정확하게 회의 계획을 가지고 진행하면, 자신이 생기고 더욱 좋은 기획이 나옵니다. 아래 순서는 임팩트플러스에서 제안하는 5번의 기획회의 진행 방식입니다. <커피챗-러프챗-파이널챗-미들챗-랩업> 이 다섯 단계를 통해 더욱 단단하고, 완벽한 기획을 만들어보세요.

기획회의를 진행하는 5가지 순서

첫 번째 기획회의, 커피챗

이해관계자가 모이는 첫 번째 회의를 우리는 커피챗이라 부릅니다. 대부분 대략적인 이해는 가지고 있지만, 정확한 정보가 없는 상황입니다. 첫 번째 회의의 중요도를 따지면 50% 정도 됩니다. 커피챗에서 결정되는 것은 없지만, 앞으로 진행되는 모든 것이 본 회의를 기반으로 진행되기 때문입니다. 커피챗을 통해 진행이 될지, 안될지도 결정하게 됩니다. 그러니 너무나 중요한 자리지요.

커피챗의 중요한 포인트는 이해관계자의 라포 형성입니다. 내가 지금 함께 하는 사람이 누구인지, 어떤 역량을 가졌는지 서로에게 보여주는 자리입니다. 자연스러운 자기소개와 공동의 목표를 세우는 분위기를 잡아야 합니다. 그리고 러프챗에서 논의할 주제를 정하는 것이 좋습니다.

두 번째 기획회의, 러프챗

커피챗에서 던졌던 주제에 대해 깊은 이야기를 나누는 시간입니다. 커피챗 이후 어느 정도의 시간을 갖고 진행하는 것이 좋습니다. 각자 고민할 시간과 자료를 준비할 여유를 주고 다시 모이는 자리입니다. 러프는 거칠다는 의미를 가지지만, 조금은 편안하고 허술하게로 이해됩니다. 타이트한 기획을 하는 것이 아니라, 더욱 편안한 분위기에서 러프하게 대화를 나누는 것 입니다. 각자 준비한 자료를 공유하고, 새로운 아이디어를 모으는 것이 러프챗의 목적입니다.

오전에 커피챗, 오후에 러프챗으로 단기간에 진행되는 경우도 있습니다. 두 회의는 비슷하지만 다른 회의랍니다. 러프챗을 마치기 전에는 꼭 파이널챗에서 가시화 할 자료를 리스트업 해야합니다. 파이널챗에서는 결정해야 하기 때문에, 회의를 마치고 준비할 것이 필요합니다. 커피챗에서 각자 고민할 것을 흘뿌렸다면, 러프챗에서는 모은 후 가지를 치는 것 입니다. 그리고 중요한 것을 골라내어 다듬는 것이 러프챗의 존재이유입니다.

러프챗을 마치기 전, 파이널챗의 날짜를 정해야 합니다. 날짜와 시간은 기획자가 정해야 하는 가장 주요한 사안입니다. 그 이유는 파이널챗에는 키맨이 참석하기 때문입니다. 본인이 키맨이라면 이야기가 달라지지만, 대표 혹은 클라이언트가 있는 기획에서는 파이널챗에 꼭 키맨을 초대해야 합니다. 그러니, 러프챗을 마치며 파이널챗 날짜와 시간, 장소를 꼭 정해주세요.

세 번째 기획회의, 파이널챗

파이널챗은 PT데이와 닮아있습니다. 키맨에게 기획의 흐름과 방향을 설명하고 결정을 받는 날 이기 때문입니다. 커피챗과 러프챗에서 쌓아 온 우리의 확신을 자신있게 보여주는 날 입니다. 파이널챗을 통해 지난 기획의 방향이 달라질 가능성도 큽니다. 그렇기에, 지난 챗을 통해 기록한 데이터를 적절하게 활용해야 합니다.

파이널챗은 기획의 실행 직전 마지막 회의입니다. 무언가 보여주기 전 마지막 단계이기 때문에, 이 날 모든 것이 결정되어야 합니다. 기획자는 파이널챗에서 결정되어야 하는데, 못 정한 것이 있다면 회의를 끝내선 안됩니다. 정확하게 키맨에게 확답을 듣고, 그에 따른 의견을 주고 받아야 합니다. 기획자에게 책임은 분명히 있습니다. 그러나 키맨의 동의가 있다면, 키맨에게 책임이 있지요. 우리가 키맨을 두는 이유고, 그 자리의 무게입니다.

파이널챗은 2-3회 진행되기도 합니다. 여기서 길어지는 경우 기획자는 힘이 듭니다. 파이널챗이 길어지는 이유는 커피-러프챗에서의 준비가 소홀했을 가능성이 큽니다. 파이널챗의 핵심은 본 기획의 진행 목적과 이유, 차별점을 명확하게 설명하는 것 입니다. 우리가 이걸 진행해야 하는 이유가 키맨에게 설득되지 않는다면, 지난 커피-러프챗은 시간낭비로 끝날겁니다. 그래서 기획자에게 회의 기획이 중요한 것 입니다.

이건 몰랐지, 스몰챗

파이널챗을 마쳤다면, 이제는 행사를 할 단계입니다. 그러나 여전히 점검할 것이 많겠죠. 우리는 이 단계를 스몰챗으로 부릅니다. 작은 대화들이 여러 번 이어지고, 시간도 제각각입니다. 그러나 이 단계에서 추가 결정되는 것이 많은데, 이게 우리 행사의 주요 포인트가 될겁니다. 스몰챗을 작게 보면 안됩니다.

네 번째 기획회의, 미들챗

행사 진행 중에 진행해야 하는 회의입니다. 물론, 진행 중에 모두 모여서 회의를 진행하는 것은 불가능합니다. 이건, 랩업을 위한 기획자의 1인 회의입니다. 행사 중간 중간, 중요한 포인트를 끝 없이 기록하세요. 물론 많이 바쁘겠지만, 행사 진행 또한 기획의 일부입니다. 기록한다면 분명히 좋은 일이 있을겁니다.

마지막 기획회의, 랩업미팅

이제 정말 마지막입니다. 랩업. 감싼다는 의미인데요. 지난 커피챗부터 시작한 우리의 기획이 이제 끝났습니다. 행사를 마치고 회식까지 했겠지만, 랩업은 필수적입니다. 다음을 위한 기록이기 때문입니다. 많은 기획자들이 놓치는 포인트가 여기에 있습니다. 행사를 마쳤다는 통쾌함과 보람만 가지고 넥스트 스텝으로 가는 것 입니다. 그러면 안됩니다. 꼭 이해 관계자가 모여 랩업을 해야합니다.

랩업에서 중요한 것은 솔직한 피드백입니다. 본 기획의 부족한 점, 개선할 점, 좋았던 점, 기억할 점 등. 우리의 다음을 위해 잠시 살을 깎아야 합니다. 이해 관계자의 비판적인 태도가 기획자에게 상처가 될수도 있습니다. 세상에 완벽한 기획은 없기에 비판은 필연적입니다. 그러니 잘 기록하고, 수용할 것은 수용하고 버릴 것은 버리는 지혜가 필요합니다. 랩업까지 잊지말고 꼭 진행하세요.


이렇게 다섯 개, 중간에 스몰챗까지 포함하면 6개의 기획 회의 방식을 설명드렸습니다. 본 안은 기획회의의 정석이 아닙니다. 임팩트플러스만의 방식이고, 회의를 부르는 용어는 회사마다 지역마다 다를 수 있습니다. 위 방식을 차용해서 본인의 스타일에 맞게 변형하시는 것도 좋겠습니다. “기획의 시작은 기획회의를 기획하는 것”을 기억하시고, 우리 재밌게 기획해요!

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